経費精算は多くの企業で「紙の領収書をExcelにまとめて、月末にまとめて提出」という非効率なプロセスが残っています。このフローには、精算漏れ・入力ミス・承認の遅延・仕訳転記の手間など多くの課題があります。

freeeの経費精算機能を活用すれば、従業員がスマートフォンでレシートを撮影するだけで申請が完了し、承認から仕訳まで一気通貫で処理できます。本記事では、freeeの経費精算機能の設定方法から日常的な運用方法まで詳しく解説します。

freeeの経費精算機能でできること

freeeの経費精算は、従業員・経理担当者・承認者それぞれの業務をまとめてカバーしています。

これらすべてがfreee会計と一体化しているため、経費精算が完了すると同時に会計帳簿に仕訳が反映されます。

経費精算機能の初期設定

勘定科目と費目の設定

まず、経費精算で使用する勘定科目（費目）を整理します。freeeには標準的な費目が設定されていますが、自社の費用科目に合わせてカスタマイズすることを推奨します。

よく使う費目の例：

• 交通費（電車・バス・タクシー）
• 出張旅費（宿泊費・交通費・日当）
• 接待交際費（会食・ギフト）
• 消耗品費（文具・事務用品）
• 通信費（携帯電話・インターネット）
• 新聞図書費（書籍・セミナー費）

費目に対応する勘定科目・税区分をあらかじめ紐づけておくと、従業員が費目を選ぶだけで正しい勘定科目・消費税区分が自動的に設定されます。

承認フローの設定

freeeでは承認フローを「設定」→「ワークフロー」から設定します。

承認フローの設定が不十分だと、高額な経費が無承認で仕訳されてしまうリスクがあります。特に接待交際費は法人税法上の損金算入制限があるため、参加人数・目的を申請フォームに必須項目として設定しておくことを強く推奨します。

精算サイクルの設定

経費精算の締め日と支払日も設定しておきます。例えば「毎月末日締め・翌月25日払い」の場合、freeeのワークフローで締め日を月末に設定すると、その月の申請一覧が経理担当者に通知されます。

freeeの経費精算機能の初期設定で費目や承認ルールの設定に迷う場合は、リーパル会計事務所が実務に合わせた設定をサポートします。

従業員の申請操作

スマートフォンからの申請手順

freeeのスマートフォンアプリ（iOS・Android対応）から以下の手順で申請できます。

1. freeeアプリを起動し「＋」ボタンから「経費を申請」を選択
2. レシートを撮影すると、金額・日付・支払先がAIで自動入力される
3. 費目（交通費・接待費など）を選択
4. 目的・メモを入力（任意だが、接待費は必須にすることを推奨）
5. 「申請する」で承認者に通知が送信される

OCRはレシート種別や撮影条件によって読み取り精度が変動するため、必ず読み取り結果を目視で確認してから申請するよう従業員に周知することが大切です。

交通費（IC乗車券）の連携

freeeはSuica・PASMOなどのICカードの利用履歴を読み込む機能を持ちます。スマートフォンのNFCでICカードを読み取ることで、乗降駅・金額が自動的に入力され、経路の手入力が不要になります。

承認者・経理担当者の操作

承認操作の流れ

承認者はfreeeのWebまたはスマートフォンから申請内容を確認し、承認・差し戻しを行います。

1. freeeのトップページに「承認待ちの経費申請があります」と通知が表示される
2. 申請一覧から内容を確認
3. 領収書画像・金額・費目が正しければ「承認」
4. 問題があれば「差し戻し」にコメントを添えて返送

差し戻し後、従業員はコメントを確認して修正・再申請できます。やり取りがfreee上で完結するため、メールや口頭でのコミュニケーションが減少します。

仕訳の確認と振込処理

最終承認が完了すると、freeeの会計画面に仕訳が自動生成されます。経理担当者は「取引」→「経費精算の取引」で仕訳内容を確認し、必要に応じて修正します。

立替払い分の支払いは「支払依頼」機能から振込データ（全銀フォーマット）を出力し、銀行のインターネットバンキングで一括振込できます。毎月の振込作業が月次工数を半分以下に効率化されます。

経費精算の承認フローを整備して電帳法対応も同時に進めたい場合は、リーパル会計事務所が一括サポートします。

経費精算でよくある問題と対策

問題1：領収書をなくした

freeeでは「後からレシートを添付」する機能があります。申請時に撮影できなかったレシートは、後からアップロードできますが、税務調査では領収書の原本保管が求められます。電子帳簿保存法（＝帳簿・書類を電子データで保存することを定めた法律）に対応した電子保存（一定の要件を満たす撮影画像）を活用することで、紙の保管負担を軽減できます。

問題2：法人カードの経費と立替経費が混在する

法人カードの引き落とし明細はfreeeの口座連携から自動取得され、別途仕訳が生成されます。従業員が同じ経費を「経費申請」でも入力してしまうと二重計上になるため、支払方法の区分を明確にしたうえで運用ルールを徹底する必要があります。法人カード利用分は経費申請不要、立替払い分のみ申請するというルールを周知しましょう。

問題3：接待交際費の税区分の誤り

接待交際費は法人税法上の損金算入制限があり、接待飲食費については50%を損金算入できる特例があります（これは消費税ではなく法人税の制度です）。なお令和6年4月1日以後は、1人あたり10,000円以下の飲食費は交際費から除外され全額損金算入できます。消費税の仕入税額控除では、適格請求書（インボイス）の保存が要件となります。freeeで費目を「接待交際費」に設定するだけでは不十分で、人数・目的の記録も重要です。申請フォームに参加人数・目的を必須入力として設定してください。

詳しい設定方法についてはfreeeの経費精算機能の設定方法｜申請フロー・承認ルール・連携設定の記事もご参照ください。

FAQ

Q. freeeの経費精算機能は何名から使えますか？
A. プランによりますが、スタンダードプランから経費精算機能が利用できます。従業員が1名でも、レシート撮影による電子帳簿保存と自動仕訳（＝銀行口座やクレジットカードの取引データから勘定科目を自動推定する機能）の恩恵を受けられます。

Q. 複数の承認者を設定できますか？
A. はい。freeeでは金額帯・部門・費目によって承認者を変えるワークフロー設定が可能です。たとえば「交通費は直属上司のみ」「接待費は上司＋役員の2段階」という設定ができます。

Q. 外部委託のスタッフも経費申請できますか？
A. freeeのユーザー権限を「申請者」として付与すれば、社外のスタッフもfreeeから経費申請できます。ただし、業務委託の費用は通常「外注費」として別途処理するため、経費精算の対象となる費用かどうかを契約内容に合わせて判断してください。

Q. 立替分の精算はいつ振り込まれますか？
A. freeeのワークフロー設定の締め日と支払日の設定に従います。自社で支払サイクルを設定できます。振込データの出力後は、銀行の法人インターネットバンキングから一括振込を行います。

Q. 電子帳簿保存法（＝帳簿・書類を電子データで保存することを定めた法律）に対応していますか？
A. freeeはスキャナ保存制度・電子取引データ保存制度に対応しています。ただし、適切な設定と運用ルールの策定が必要です。対応方法については公認会計士・税理士に確認することをおすすめします。

リーパル会計事務所では、freeeの経費精算ワークフロー設計に加えて、電子帳簿保存法（電子取引データ・スキャナ保存）への対応や、法人カード運用との二重計上防止ルールの整備までを一緒に支援しています。経理担当者1名体制の中小企業から、複数拠点・部門承認が必要な企業まで、運用規模に合わせて設計をご提案します。

まとめ

freeeの経費精算は、費目と勘定科目の紐付け・承認フロー・締め日の3点を整えるだけで、紙のレシート提出から仕訳・振込までを月次工数を半分以下に圧縮できます。特に交通系ICの自動連携と、AI-OCRでのレシート読み取りは、従業員の申請時間を体感で大きく変える機能です。

リーパル会計事務所では、freee経費精算の初期設計から、接待交際費の50%ルール対応、電子帳簿保存法に沿った保存ルール策定までをまとめて支援しています。「いまの紙運用から脱却したい」「インボイス対応も含めて整理したい」とお考えの経営者・経理担当者の方は、初回無料相談からお気軽にご相談ください。

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• マネーフォワードとfreeeの違いを税理士が解説｜選び方の判断基準チャート

参考資料

• freee公式 経費精算ヘルプ
• 国税庁 電子帳簿保存法（＝帳簿・書類を電子データで保存することを定めた法律）について

結論：経費精算は「申請者の手間ゼロ」を目標に設計する

経費精算機能で投資効果が出るかどうかは、最も人数が多い「申請者」目線で何タップで完結するかにかかっています。費目を絞り込み、ICカード連携を有効化し、領収書写真を必須項目にしておけば、現場の不満を増やさずに記帳までのリードタイムが圧縮されます。

リーパル会計事務所では、freee経費精算の費目設計・承認ルール・電帳法対応をセットでご提案しています。すでに運用中だが「ルールが部分的にしか守られていない」という法人様にも、改善ポイントを洗い出すレビュー支援をご提供できますので、初回無料相談でお聞かせください。

監修: 公認会計士・税理士 鳥羽卓朗（リーパル会計事務所 代表）
最終更新日: 2026年4月21日

参考資料

• freee公式 経費精算ヘルプ
• 国税庁 電子帳簿保存法（＝帳簿・書類を電子データで保存することを定めた法律）について