給与計算を外注すると、毎月の計算や給与明細の作成を外部に任せられます。ただし、外注先が正しく計算するには、会社しか持っていない情報をそろえて渡す必要があります。勤怠の記録、給与規程、従業員ごとの情報が欠けていると、外注しても確認と差し戻しが増えます。

この記事では、法人が給与計算の外注を始めるときに用意する情報と、毎月の締め日程の組み方を整理します。依頼先の選び方や費用ではなく、依頼を始める時点の準備と、毎月・毎年のやり取りを中心に説明します。

給与計算の外注で任せる範囲と会社に残すこと

給与計算の外注といっても、どこまで任せるかは依頼先と契約で変わります。最初に範囲を決めておくと、用意する情報もはっきりします。

社会保険や雇用保険の届出書類の作成と提出の代行は、社会保険労務士の業務です（社会保険労務士法2条）。同法27条は、社会保険労務士または社会保険労務士法人でない者が、他人の求めに応じ報酬を得てこれらの事務を業として行うことを制限しています（他の法律に別段の定めがある場合と、政令で定める業務に付随して行う場合を除きます）。労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成も同条の対象に含まれるため、外注先がどの書類まで作るのかを契約の前に確認してください（社会保険労務士法27条）。

依頼先ごとの違いや費用の考え方は、給与計算を税理士に依頼する場合の解説で扱っています。

依頼を始めるときに会社として用意する情報

まず、会社全体に共通するルールを渡します。外注先はこのルールに沿って全員の給与を計算するため、ここが曖昧だと全員分の計算がずれます。

• 給与の締め日と支給日
• 給与規程（賃金規程）と就業規則の最新版
• 賃金から差し引いている項目と、その根拠になる労使協定
• 社会保険・雇用保険の加入状況
• 源泉所得税の納期の特例の承認を受けているかどうか
• 住民税を特別徴収している市区町村の一覧と、住民税の納期の特例の承認を受けている市区町村
• 給与の振込元口座と振込の方法
• 年の途中から外注する場合は、1月からの支給と徴収の記録

給与規程は計算ルールの元になる

労働基準法89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に、就業規則の作成と届出を義務づけています。記載事項には、賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期が含まれます。外注先はこの規程に沿って計算するため、手当の支給条件や日割りの方法、残業代の計算方法が分かる最新の規程を渡します。

規程に書かれていない運用がある場合は、文書にして渡します。口頭だけの運用は、担当者が替わると再現できません。

賃金から差し引く項目を整理する

労働基準法24条は、賃金を通貨で、直接労働者に、その全額を支払うことを原則としています。法令に別段の定めがある場合を除き、賃金の一部を差し引くには、労働者の過半数で組織する労働組合、またはそれがない場合は労働者の過半数を代表する者との書面による協定が必要です。社宅の家賃などを給与から差し引いている場合は、協定の写しと控除項目の一覧を外注先に渡します。

年の途中から外注するときの引継ぎ

年末調整は、その年中に源泉徴収した税額の合計と、その年中の給与の支給総額について納付すべき税額（年税額）とを比べて、過不足を精算する手続です。年の途中で外注を始める場合は、1月からの支給額、社会保険料、源泉徴収税額の月ごとの記録を外注先に渡します。記録がそろっていないと、年末調整の計算ができません。

従業員ごとに用意する情報

次に、従業員1人ずつの情報を渡します。入社時に集めた書類がそのまま使えることが多いので、元の書類と結びつけて整理しておくと確認が楽になります。

扶養控除等申告書で税額表の欄が変わる

給与から差し引く所得税は、源泉徴収税額表に当てはめて求めます。当てはめる金額は、その月の給与から厚生年金保険料、健康保険料、雇用保険料などの社会保険料等を控除した後の金額です（国税庁タックスアンサーNo.2511）。扶養控除等申告書を提出している人は甲欄を使い、提出していない人は乙欄を使います。乙欄の税額は甲欄より高く、提出していない人は年末調整も行われません。

扶養控除等申告書は、毎年最初に給与の支払を受ける日の前日まで、中途就職の場合は就職後最初の給与の支払を受ける日の前日までに提出することになっています。記載事項に異動があったときは、異動後最初に給与の支払を受ける日の前日までに異動申告書を提出します。会社が受け取った申告書は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存します。

個人番号を扱う範囲を決める

扶養控除等申告書の記載事項には、提出する人や源泉控除対象配偶者などの個人番号が含まれます。申告書を外注先に渡せば、個人番号も外注先が扱うことになります。番号法11条は、個人番号を扱う事務を委託する者に、委託先に対する必要かつ適切な監督を求めています。受け渡しの方法と、外注先での保管と廃棄の方法を契約で決めておきます。

毎月の締め日程の組み方

賃金は、毎月1回以上、一定の期日を定めて支払わなければなりません（労働基準法24条2項）。支給日から逆算して、勤怠の締め、外注先への送付、計算結果の確認、振込の承認の日を決めます。

※説明のための架空の例です。末日締め・翌月25日払いの会社で、日程を組んだ場合の一例です。

給与の支払にあわせて、税金の納付も毎月発生します。給与から源泉徴収した所得税は、給与を支払った月の翌月10日（納期の特例の承認を受けている場合は7月10日と翌年1月20日）までに納付します（国税庁「令和8年版 源泉徴収のあらまし」給与所得の源泉徴収事務）。住民税の特別徴収分も、徴収した月の翌月10日までに市町村へ納入します（地方税法321条の5）。

住民税にも納期の特例があります。給与の支払を受ける人が常時10人未満の事業所で、納入先の市町村長の承認を受けた場合は、6月から11月までの分を12月10日まで、12月から翌年5月までの分を6月10日までにまとめて納入できます（地方税法321条の5の2）。源泉所得税の納期の特例とは別の承認なので、どの市区町村で承認を受けているかを外注先に伝えます。

毎月送る変動情報

• 勤怠（出勤日数、労働時間、時間外・休日・深夜の労働時間、欠勤・遅刻・早退、有給休暇の取得）
• 入社・退職・休職・復職
• 昇給・降給、手当の変更、通勤経路の変更
• 扶養親族の異動（異動申告書の内容）
• 給与と一緒に支払う立替経費などの精算

勤怠の記録をクラウドの勤怠システムで集めている場合は、外注先がデータを直接受け取れる形にすると、転記の誤りが減ります。設定の流れはマネーフォワード クラウド勤怠の使い方で説明しています。

退職者が出たときの連絡

退職者が出たら、退職日と最後の勤怠を早めに外注先に渡します。事業主が報酬から控除できる健康保険料と厚生年金保険料は、被保険者の負担すべき前月の標準報酬月額に係る保険料です。ただし、被保険者が使用されなくなった場合は、前月とその月の分を控除できるとされています（健康保険法167条、厚生年金保険法84条）。

住民税の特別徴収をしている人が退職した場合、会社は、氏名や既に徴収した月割額の合計額などを記載した届出書を市町村長に提出します（地方税法321条の5第3項）。外注先と会社のどちらが作成・提出するかを決めておきます。

年に一度の更新と外注先へ渡すもの

毎月の情報とは別に、年に一度更新される情報があります。更新の通知が会社に届いたら、すぐに外注先へ渡す流れにしておきます。

住民税は、市区町村から通知された特別徴収税額の12分の1の額を、6月から翌年5月まで毎月の給与から徴収します（期日後に通知を受け取った場合は扱いが異なります）。健康保険の定時決定で決まった標準報酬月額は、その年の9月から翌年の8月までの各月の標準報酬月額になります（健康保険法41条）。

外注先と取り決めておくこと

準備した情報を正しく使ってもらうには、受け渡しと確認の手順を契約や手順書に書いておきます。

• 勤怠データの形式と送付の期限
• 計算結果を確認する担当者と承認の方法
• 誤りが見つかったときの訂正の手順
• 給与明細の交付方法（書面かデータか）
• 個人番号を含む書類の受け渡し、保管、廃棄
• 社会保険・雇用保険の手続を誰が行うか（社会保険労務士への依頼を含む）
• 契約終了時の給与データと台帳の引渡し

給与の支払をする者は、給与の金額や源泉徴収税額などを記載した支払明細書を、支払を受ける人に交付する必要があります。本人の承諾を得れば、書面に代えてデータで提供できます。また、労働基準法108条は、使用者に賃金台帳の調製と、賃金支払の都度の記入を求めています。外注しても、会社が台帳を確認できる状態にしておいてください。

まとめ：給与計算の外注は渡す情報と締め日程で決まる

給与計算を外注するときは、会社全体のルール（締め日・支給日、給与規程、控除項目と労使協定）と、従業員ごとの情報（扶養控除等申告書、標準報酬月額、住民税の月割額など）を最初にそろえます。年の途中から始める場合は、1月からの支給と徴収の記録も必要です。

毎月の日程は支給日から逆算し、勤怠の締め、送付、確認、振込の承認の日を決めます。源泉所得税と住民税の納付、年に一度の更新も日程に組み込みます。

社会保険や雇用保険の届出の代行は社会保険労務士の業務です。外注先がどこまで担うのかを契約の前に確認してください。

給与計算・年末調整もまとめて任せたい方へ
リーパル会計事務所は、1,100社以上の関与実績があるMF公認・freee認定の会計事務所です。税務顧問に加えて、給与計算・年末調整もオプションでお引き受けしています。

👉 顧問契約のお見積りを依頼する

よくある質問

Q. 給与計算の外注を始める前に、最低限そろえるものは何ですか？

給与規程（就業規則）、従業員ごとの基本給・手当・通勤経路、扶養控除等申告書、標準報酬月額、住民税の特別徴収の通知、それと毎月の勤怠です。年の途中から始める場合は、1月からの支給額と源泉徴収税額の記録も渡します。

Q. 社会保険の手続も給与計算の外注先に頼めますか？

届出書類の作成と提出の代行は社会保険労務士の業務です。社会保険労務士法27条は、社会保険労務士でない者が報酬を得てこれらを業として行うことを制限しています。外注先が社会保険労務士か、社会保険労務士に依頼する体制があるかを確認してください。

Q. 扶養控除等申告書を出していない従業員はどうなりますか？

源泉徴収税額表の乙欄で税額を求めることになり、甲欄より税額が高くなります。年末調整も行われません。提出の有無と内容を外注先に正しく伝えてください。

Q. 給与明細はデータで渡してもよいですか？

従業員の承諾を得れば、書面に代えてデータで提供できます。ただし、従業員から請求があったときは、書面で交付する必要があります。外注先の配信方法を使う場合も、承諾の取り方は会社で決めておきます。

Q. 勤怠は支給日の何日前までに外注先へ渡せばよいですか？

法令で決まった日数はありません。支給日、金融機関の振込の締切り、計算結果を確認する時間から逆算して、外注先と契約で決めます。確認の時間を削ると誤りに気づけないため、余裕を持った日程にします。

この記事は公認会計士・税理士の鳥羽卓朗が監修しています。
最終更新日: 2026年10月18日

参考資料

• 国税庁「令和8年版 源泉徴収のあらまし」給与所得の源泉徴収事務
• 国税庁タックスアンサーNo.2511「税額表の種類と使い方」
• 労働基準法 第24条（賃金の支払）
• 労働基準法 第89条（作成及び届出の義務）
• 社会保険労務士法 第27条（業務の制限）
• 地方税法 第321条の5（給与所得に係る特別徴収税額の納入の義務等）