領収書の保存だけで十分？マネーフォワード クラウドの電子帳簿保存法対応

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マネーフォワードクラウドに領収書を保存していれば、電子帳簿保存法の対応は済んでいるのでしょうか。ソフトの機能に加え、保存する書類の範囲や社内ルール、登録する情報の確認が必要です。紙を捨てる前には、スキャナ保存の要件を満たしているか確かめます。

この記事では、法人・個人事業主向けに、設定前の確認点と日々の保存・検索の進め方を整理します。

制度の全体像は電子帳簿保存法の対応方法の記事をご覧ください。

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電子で保存する範囲を最初に決める

国税庁の一問一答では、電子帳簿保存法の内容が次のように説明されています。会計ソフトで作成している帳簿や、紙で受け取った請求書などの書類は、一定の要件の下で電子で保存することが認められています。一方、所得税と法人税の保存義務者が電子取引を行った場合は、電子取引で受け取った取引情報を電子データで保存しなければなりません。

区分	主な例	電子保存は義務か選択か	最初に決めること
会計ソフトで作成した帳簿・決算関係書類	仕訳帳、総勘定元帳、貸借対照表	選択	紙に印刷して保存するか、電子で保存するか
紙で受け取った書類（スキャナ保存）	紙の請求書、領収書、納品書	選択	どの書類をスキャンして電子で保存し、どれを紙のまま保存するか
電子取引で受け取ったデータ	メールで届いたPDFの請求書、ECサイトやクラウドサービスの領収書	義務	どこに保存し、どの方法で改ざんを防ぐか

令和3年度の税制改正で、電子取引のデータを紙に出力して保存する方法は廃止され、データのまま保存しなければならないこととされました（国税庁『電子帳簿保存法一問一答（Q&A）』）。紙の書類のスキャナ保存は任意ですが、電子で受け取った請求書や領収書の保存は、マネーフォワードクラウドを使っているかどうかにかかわらず対応が必要です。

証憑の保存で満たす要件

電子取引のデータと、スキャナ保存した紙の書類では、満たす要件が異なります。国税庁の一問一答に示されている主な要件は次のとおりです。

要件	電子取引のデータ	スキャナ保存した紙の書類
改ざんの防止	タイムスタンプ、訂正・削除の記録が残るシステム（または訂正・削除ができないシステム）、訂正・削除の防止に関する事務処理規程のいずれかの措置	タイムスタンプの付与（入力したことを確認できる場合はそれで代えられる）と、訂正・削除の事実と内容の確認（ヴァージョン管理）
保存までの期間	タイムスタンプを付す方法では、速やかに、または業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかに付す	重要書類は、受け取ってから速やか（おおむね7営業日以内）に入力する。受領から入力までの事務の処理に関する規程を定めている場合に限り、業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかに入力できる
読み取りの品質	（受け取ったデータのまま）	200dpi以上の解像度、カラー画像（一般書類はグレースケールでもよい）
検索	取引年月日その他の日付・取引金額・取引先で検索できることなど	同様の検索機能の確保（売上高による免除はない）
表示・出力	ディスプレイやプリンタなどの備付け	見読可能装置の備付け、整然・明瞭な出力

「速やかに」は、おおむね7営業日以内に行っていれば速やかに行っているものとして扱われ、業務の処理に係る通常の期間は最長2か月の業務サイクルまでとされています。タイムスタンプを付す方法の場合、最長で受け取ってから2か月とおおむね7営業日以内に付与すればよいと説明されています（国税庁『電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】』）。ただし、業務の処理に係る通常の期間を使うには、その期間を事務の処理に関する規程で定めておくことが前提になります。

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マネーフォワードクラウドで設定を始める前に確かめる点

マネーフォワードクラウド会計の公式ヘルプでは、電子帳簿保存法の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の区分についてJIIMA認証を取得していると説明されています。そのうえで、要件ごとの対応は次のように案内されています（マネーフォワードクラウド会計サポート『「電子取引データ保存」に対応するために必要な設定・操作について』『「スキャナ保存」に対応するために必要な設定・操作について』）。

要件	ヘルプで案内されている対応
改ざんの防止（タイムスタンプ）	「振替伝票入力」画面や「仕訳帳」画面などの「証憑添付」機能で証憑を添付すると、「マネーフォワードクラウドBox」に連携され、タイムスタンプが付与された形で保存される
訂正・削除の記録（スキャナ保存のヴァージョン管理）	「証憑添付」でアップロードしたデータは、クラウドBoxで削除できない仕組みになっている
帳簿との関連	仕訳ごとに付く「取引No.」を含む仕訳の情報が、証憑と一緒にクラウドBoxへ連携される
検索	仕訳の登録時に、摘要欄に取引先名を入力するか、借方・貸方に「取引先」を設定する。スキャナ保存のヘルプでは、摘要欄に取引先名を必ず登録するよう案内されている
読み取りの品質（スキャナ保存）	「各種設定」＞「事業者」画面の「電子帳簿保存法」で「スキャナ保存機能を利用する」にチェックを入れると、添付したファイルの解像度と階調がチェックされ、要件を満たさない場合はアラートが表示される
システムの概要書	サービスごとのサポートサイトが用意されているため、利用者の対応は不要（自社で開発したプログラムを使う場合を除く）
利用者が用意するもの	パソコン・ディスプレイ・プリンタと操作マニュアル（スキャナ保存では14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンター）、スキャナ保存の事務処理規程、スキャナによる電子化保存規程

ヘルプでは、この方法は「電子取引データのやりとりを行った後、速やかにタイムスタンプを付す」に対応するものとされています。タイムスタンプは添付した時に付くため、電子で受け取った証憑は受け取ってからおおむね7営業日以内に添付します（事務の処理に関する規程で業務の処理に係る通常の期間を定めている場合は、最長2か月とおおむね7営業日以内）。

「証憑添付」機能は、マネーフォワードクラウド会計を有償契約で利用している事業者だけが使えるとされています。機能があることと要件を満たした運用ができていることは別なので、次の点は自社の運用として決めておきます。

証憑の正本をどこに置くか：「証憑添付」で仕訳に添付したものを正本にするのか、ほかのサービスやパソコンのフォルダにも保存するのか。ソフトの外に置くデータは、後で述べる規程とファイル名のルールで要件を満たす。
検索に使う取引先名を、摘要欄と「取引先」のどちらで入れるか。入力する人と確かめる人を決める。
スキャナ保存を採用するか。採用するなら、どの書類を対象にし、受け取ってからおおむね7営業日以内に入力するのか、規程を定めて業務の処理に係る通常の期間を使うのか。
権限：誰が仕訳と証憑を登録・修正できるか。退職者のアカウントを止める手順はあるか。

初期設定の全体の流れはマネーフォワードクラウド会計の使い方の記事も参考になります。

日々の運用の流れ

設定が終わったら、証憑を受け取ってから保存し終えるまでの流れを決めて、担当者が毎回同じ手順で処理できるようにします。次の順に運用すると、要件の抜けが起きにくくなります。

証憑を受け取ったら、紙か電子かを分ける。電子で受け取ったものは、印刷せずにデータのまま保存先に入れる。マネーフォワードクラウド会計では、仕訳の「証憑添付」で、受け取ってからおおむね7営業日以内に添付する（規程で業務の処理に係る通常の期間を定めている場合を除く）。
紙の重要書類は、規程で定めた期間内にスキャンまたは撮影して保存する。読み取った画像が原本と同じ内容で、折れ曲がりなどがないかを確かめる。
仕訳の日付と金額、摘要欄または「取引先」の取引先名が正しく登録されているかを確かめ、読み取りの誤りを直す。
証憑を仕訳にひも付ける。ひも付けのない証憑や、証憑のない仕訳が残っていないかを月に1回確かめる。
紙の原本は、スキャン後の確認を終えてから廃棄する。入力期間を過ぎてしまった書類は、データと合わせて紙も保存する。
証憑を差し替える・削除する必要が出たときは、理由を記録し、規程で定めた承認を経る。

国税庁の一問一答では、令和4年1月1日以後に保存を行う書類は、スキャナで読み取り、データと書面の記載が同等であることを確認した後であれば、紙を即時に廃棄して差し支えないとされています。一方で、入力期間を過ぎた場合は、データと合わせて紙の書面も保存する必要があります。

規程と検索の要件を小さな事業者が満たす方法

電子取引のデータの一部を、会計ソフトの外（パソコンのフォルダなど）に保存する場合もあります。そのときに使える方法として、国税庁の一問一答では次のような例が示されています。

要件	一問一答に示されている方法の例
改ざんの防止	正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付け、規程に沿って運用する。規程のサンプルは国税庁のページからダウンロードできる
検索	ファイル名に、日付・取引先・金額を規則性をもって付け、取引先や月ごとのフォルダに保存する。ファイル名の代わりに索引簿を作る方法もある
検索の要件が不要になる場合	電子取引のデータで、基準期間の売上高が5,000万円以下であり、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合など（スキャナ保存したデータには、この免除はない）

規程は、データ改ざんなどの不正をどこまで防げるかを、事業の規模なども踏まえて個々に検討して定めるものとされています。サンプルをそのまま使う場合でも、実際の運用と合っているかを確かめ、従業員に周知しておきます。検索の要件が不要になる場合に当たるかどうかは、基準期間の売上高などの実際の数字で判断してください。

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対応が間に合わない場合と保存期間

システムや規程の整備が間に合わない場合について、国税庁の一問一答では、令和6年1月1日以後に行う電子取引は、税務署長が相当の理由があると認め、かつ、税務調査などの際に電子データと出力書面の提示などに応じられる場合には、保存時の要件にかかわらず電子データを保存できる猶予措置があると説明されています。この場合も、出力書面だけを保存する方法は認められず、電子データそのものを保存しておく必要があります。

保存期間は、電子帳簿保存法ではなく、それぞれの税法で定められた期間になります。法人の帳簿と書類は確定申告書の提出期限の翌日から7年間（欠損金が生じた事業年度などは10年間）、個人事業者は帳簿や書類の種類などによって7年間または5年間です。サービスを解約したり別のソフトへ移ったりする場合も、保存期間が終わるまでデータを保存し、検索できる状態を保つ方法を考えておきます。

まとめ：要件を先に押さえ、ソフトの機能と自社の運用を分けて考える

紙の書類のスキャナ保存は選択、電子取引のデータの電子保存は義務です。電子で受け取った証憑は印刷せずにデータのまま保存します。
マネーフォワードクラウド会計では、「証憑添付」で添付した証憑がクラウドBoxにタイムスタンプ付きで保存されます。検索のために摘要欄か「取引先」に取引先名を入れ、機器と規程は利用者が用意します。
日々の運用では、検索に使う項目の確認、仕訳とのひも付け、紙の原本の扱い、差し替えの記録を手順にしておきます。
ソフトの外に保存するデータは、事務処理規程とファイル名のルール（または索引簿）で要件を満たします。

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よくある質問

Q. マネーフォワードクラウドを使っていれば、電子帳簿保存法には自動で対応できますか？

ソフトの機能だけで対応が終わるわけではありません。どの書類を電子で保存するかの判断、規程の整備、検索に使う項目の確認、紙の原本の扱いは利用者の側で行う必要があります。マネーフォワードクラウド会計の公式ヘルプでも、パソコンやプリンタと操作マニュアル、スキャナ保存の事務処理規程は利用者が用意するものとされています。

Q. メールで受け取ったPDFの請求書を、印刷して保存してもよいですか？

電子取引で受け取ったデータは、紙に出力して保存する方法では足りず、データのまま保存する必要があります。令和3年度の税制改正で、出力した書面で保存する方法は廃止されています。元のデータを、改ざんの防止と検索の要件を満たす形で保存してください。

Q. スキャンした後、紙の領収書はすぐに捨ててよいですか？

令和4年1月1日以後に保存を行う書類は、スキャナで読み取り、データと書面が同等であること（折れ曲がりなどがないかを含みます）を確認した後であれば、即時に廃棄して差し支えないとされています。ただし、入力期間を過ぎてしまった場合は、データと合わせて紙の書面も保存する必要があります。どの書類をスキャナ保存の対象にするかを規程に定めておくことも前提です。

Q. 売上の少ない個人事業者でも、検索機能は必要ですか？

電子取引のデータについては、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、検索機能の確保の要件は不要とされています。ただし、データそのものは保存しておく必要があります。自分が当たるかどうかは、基準期間の実際の売上高で判断してください。紙の書類をスキャナ保存したデータには売上高による免除はなく、ダウンロードの求めに応じる場合でも、日付・金額・取引先で検索できることが必要です。

この記事は公認会計士・税理士の鳥羽卓朗が監修しています。
最終更新日: 2026年11月1日

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