請求と入金確認は外注できる？請求書発行代行・入金消込の分担

取引先が増えるにつれ、毎月の請求書作成や入金確認に手が回らなくなることがあります。請求書発行代行や、請求と入金を照合する入金消込は、外注できます。ただし、請求額の承認や、金額が合わない入金・未回収への対応方針は会社で決める必要があります。

この記事では、法人が外注するときの分担と、外注先との取り決めを整理します。インボイスの確認点や、差額・未回収を見落とさないための管理方法も紹介します。

請求書発行代行と入金消込で外注できる範囲

請求から回収までの業務は、いくつかの工程に分かれます。外注しやすいのは、決まったルールで繰り返す作業です。反対に、金額や取引の続け方を決める判断は会社に残します。

外注を始めるときは、取引先ごとの情報を一覧にして渡します。取引先名、請求書の宛先と担当者、締め日、支払期日、送付方法（メール・郵送・取引先が指定するシステム）、単価や契約条件が基本です。取引先ごとに締め日や支払期日が違う場合は、ここが曖昧なまま始めると請求漏れの原因になります。

記帳や給与計算など、ほかの経理業務と合わせて外注するときの全体像は、バックオフィスBPOの導入の進め方も参考にしてください。

インボイスとして請求書を出すときに確認すること

自社が適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）であれば、外注を始める前にインボイスの交付と保存の義務を確認します。国税庁は、取引の相手方（課税事業者に限ります）の求めに応じて適格請求書を交付する義務と、交付した写しを保存する義務があると説明しています（国税庁タックスアンサーNo.6498）。

適格請求書の記載事項は次の6つです。外注先が使う請求書の書式に、すべてがそろっているかを最初に確かめます。

• 書類作成者の氏名または名称および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書の名義と登録番号は売手である自社のもの

作業を外注しても、商品やサービスを売っているのは自社です。国税庁のインボイスQ&Aは、委託販売の例で、売手である委託者が本来は適格請求書を交付しなければならないと説明しています。そのうえで、受託者が委託者を代理して、委託者の名称と登録番号を記載した適格請求書を交付する「代理交付」も認められるとしています。

請求書の作成と送付だけを外注する場合も、請求書に載せるのは自社の名称と自社の登録番号です。外注先の名称や登録番号が入った書式になっていないか、始めの数回で確かめます。

交付した請求書の写しは7年間保存する

交付した適格請求書の写しは、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、保存しなければなりません。写しは交付した書類の複写に限らず、記載事項が確認できる一覧表や明細表でもよいとされています。

請求書をPDFなどのデータで送った場合は、電子帳簿保存法の電子取引にも当たります。国税庁の一問一答では、発行した請求書データについて、内容が変更されるおそれがなく、合理的な方法で編集された状態で保存されたデータベースであれば、その保存でも問題ないと回答しています。外注先のシステムにだけ保存される形なら、契約が終わったあとに自社がデータを受け取れるかを確認しておきます。

入金消込の流れと金額が合わないときの扱い

入金消込は、通帳やネットバンキングの入金明細と、発行した請求を1件ずつ結びつける作業です。外注先に任せる場合も、流れを先に決めておくと確認がしやすくなります。

1. 外注先が入金明細のデータを受け取る（閲覧権限の付与や明細データの共有）
2. 振込名義・金額・請求番号で、請求と入金を突き合わせる
3. 金額が一致した入金を消し込む
4. 一致しない入金を差額一覧にまとめて会社へ渡す
5. 会社が扱いを決め、帳簿に反映する

金額が合わない主な場面と、会社が決めることは次のとおりです。

振込手数料を差し引かれたときのインボイス

売手が負担する振込手数料相当額を売上値引きとして処理する場合は、返還インボイスの扱いが関係します。国税庁の説明では、返品や値引きなど売上げに係る対価の返還等の金額が税込1万円未満であれば、返還インボイスの交付義務が免除されます。振込手数料相当額は通常この金額に収まるため、交付義務が免除されるとされています（国税庁「少額な返還インボイスの交付義務免除の概要」）。

一方、振込手数料相当額を課税仕入れとして処理する場合は、金融機関や取引先から受け取るインボイスが必要です。経理上は支払手数料の科目を使いながら、消費税法上は売上げに係る対価の返還等とする方法もあります。その場合は、通常の支払手数料と区別できるコードを別に用意するといった対応が考えられるとされています。どの処理にするかは会社が決め、外注先には毎回同じ処理をしてもらいます。

クラウド請求書ソフトで入金消込まで行う方法は、マネーフォワード クラウド請求書の使い方で説明しています。

未回収の売掛金を確認する方法

入金消込を外注すると、消し込まれずに残った請求が未回収の候補になります。未回収は件数だけでなく、支払期日からどれだけ経ったかで分けると、対応の順番を決めやすくなります。

あわせて、帳簿の売掛金残高と、未回収一覧の合計が一致しているかを毎月確かめます。一致しない場合は、消込の誤りか、売上の計上漏れが考えられます。

請求できる期間には限りがある

売掛金などの債権は、民法166条により、権利を行使できることを知った時から5年間、または権利を行使できる時から10年間行使しないと、時効によって消滅します。催告があったときは、その時から6か月を経過するまで時効は完成しません（民法150条）。相手が債務を認める「承認」があったときは、その時から新たに時効が進みます（民法152条）。

取引先とのやり取りの記録は、時効や回収の判断をするときの材料になります。個別の事案で時効がいつ完成するかは事情で変わるため、長く残っている売掛金は弁護士に相談してください。

督促をどこまで外注先に任せるか

弁護士法72条は、弁護士または弁護士法人でない者が、報酬を得る目的で、一般の法律事件に関して代理や和解などの法律事務を取り扱うことを業とすることを禁じています。外注先に任せるのは、支払期日が過ぎたことを知らせる連絡や請求書の再送など、会社の名義で行う定型の連絡にとどめると安全です。

支払を拒まれている、金額で争いがあるといった場合は、外注先に交渉させず、会社が対応方針を決めます。必要に応じて弁護士に相談してください。

回収できない売掛金と法人税・消費税

手を尽くしても回収できない売掛金は、一定の事実があれば貸倒損失として損金の額に算入できます。国税庁は、法人の貸倒損失が認められる場面を次の3つに分けて説明しています（国税庁タックスアンサーNo.5320）。

3つ目の区分は売掛債権が対象で、貸付金などは含みません。また、不動産取引のように、たまたま取引を行った相手への売掛債権には適用されないとされています。

消費税の課税事業者は、貸倒れとなった売掛金に対応する消費税額を、貸倒れの発生した課税期間の売上げに対する消費税額から控除します。この控除を受けるには、債権の切捨ての事実を証する書類など、貸倒れの事実を明らかにする書類の保存が必要です（国税庁タックスアンサーNo.6367）。

どの区分に当たるか、どの事業年度で処理できるかは、取引先の状況と社内の記録で決まります。未回収一覧と督促の記録を残しておき、決算の前に税理士と確認してください。

外注先と事前に決めておくこと

請求と回収の外注は、始める前の取り決めで確認のしやすさが変わります。契約書や業務の手順書に、次の項目を書いておきます。

• 請求の締め日、請求書の送付日、取引先ごとの支払期日
• 請求データを確定させる担当者と承認の方法
• 請求書の名義、登録番号、書式（記載事項がそろっているか）
• 入金明細の共有方法と、外注先に渡す閲覧権限の範囲
• 差額が出たときの扱い（振込手数料、まとめての入金、一部入金、多すぎる入金）
• 未回収一覧を提出する頻度と区分の仕方
• 督促として外注先が行う連絡の範囲と文面
• 請求書の写しと入金記録の保存場所、契約終了時のデータの受け渡し
• 取引先の情報の取扱いと秘密保持

外注先には入金明細を見る権限だけを渡し、返金などお金を動かす操作は会社が行う形にすると、社内の承認の手順が残ります。権限の分け方は金融機関によって違うため、利用している金融機関の案内で確認してください。

まとめ：請求と回収の外注は判断を会社に残す

請求書発行代行と入金消込の外注は、作業を外に出し、判断を会社に残す形で組み立てます。請求額の確定、差額の扱い、未回収への対応方針は、会社が決める項目です。

インボイス発行事業者であれば、請求書の記載事項と自社の登録番号、交付した写しの7年間の保存を最初に確認します。振込手数料を差し引かれたときの処理も、事前に決めて外注先に伝えておきます。

未回収は支払期日からの経過で分けて毎月確かめ、督促の記録を残します。回収できない売掛金の税務上の扱いは事実関係で決まるため、決算の前に税理士と確認してください。

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よくある質問

Q. 請求書発行を外注すると、請求書の名義は外注先になりますか？

売手は自社なので、請求書に載せるのは自社の名称と登録番号です。国税庁のインボイスQ&Aでも、受託者が委託者を代理して、委託者の名称と登録番号を記載した適格請求書を交付する代理交付が説明されています。始めの数回は、外注先の名称や登録番号で出ていないかを確認してください。

Q. 振込手数料を差し引かれて入金されたら、どう処理しますか？

自社負担とするか、取引先に求めるかを先に決めます。自社負担として売上値引きで処理する場合、税込1万円未満の返還インボイスは交付義務が免除されます。課税仕入れとして処理する場合は、金融機関や取引先から受け取るインボイスが必要です。

Q. 未回収の売掛金は、いつまで請求できますか？

民法166条では、権利を行使できることを知った時から5年間、または行使できる時から10年間行使しないと、債権は時効で消滅します。催告や債務の承認があると、時効の完成が猶予されたり、新たに進み始めたりします。個別の事案でいつ完成するかは事情で変わるため、長く残っている売掛金は弁護士に相談してください。

Q. 外注先に督促の電話まで頼めますか？

支払期日が過ぎたことを知らせる連絡や請求書の再送など、会社の名義で行う定型の連絡であれば、契約で範囲を決めて任せることが考えられます。支払を争われている相手との交渉は、弁護士法72条との関係があるため外注先に任せず、会社が対応します。必要に応じて弁護士に相談してください。

Q. 回収できない売掛金は、すぐに損金にできますか？

法人の貸倒損失は、債権の切捨て、全額の回収不能、取引停止後1年以上の経過など、国税庁が示す事実があるときに認められます。支払期日を過ぎたというだけでは、これらの事実には当たりません。どの区分に当たるかは事実関係で決まるため、記録をそろえて税理士と確認してください。

この記事は公認会計士・税理士の鳥羽卓朗が監修しています。
最終更新日: 2026年10月27日

参考資料

• 国税庁タックスアンサーNo.6498「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」
• 国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」（一括版）
• 国税庁「少額な返還インボイスの交付義務免除の概要」
• 国税庁タックスアンサーNo.5320「貸倒損失として処理できる場合」
• 民法 第166条（債権等の消滅時効）
• 弁護士法 第72条（非弁護士の法律事務の取扱い等の禁止）